Cos’è la conservazione a norma e perché è così importante al giorno d’oggi? Questa pratica è davvero destinata a sostituire in toto i documenti cartacei? Si tratta di qualcosa di davvero sicuro ed affidabile? Sono tutte domande comuni e lecite che un utente si dovrebbe porre quando gli viene richiesto di presentare documenti in formato digitale. In questo breve articolo proveremo a dar loro una risposta semplice ed esaustiva.

La digitalizzazione dei documenti è già presente da diversi anni, ma solo da qualche tempo a questa parte nel nostro Paese ha preso concretamente piede, divenendo pratica comune negli uffici legali. A tutti gli effetti ora un file digitale è considerato una valida testimonianza e prova durante processi o accertamenti, ma cosa ne asserisce l’autenticità rispetto a quelli su carta stampata? Ecco dunque che si parla di conservazione a norma.

Per sottoporre un file alla conservazione a norma sono necessarie alcune procedure atte a certificarne la validità, che lo rendano non alterabile nel tempo. Come per la controparte cartacea si utilizza una firma, ma in questo caso si tratta di una firma digitale, composta da una chiave di sicurezza univoca che corrisponde al cliente. Il discorso sulla firma digitale è un po’ complesso per questo motivo vi rimandiamo ad un approfondimento dettagliato e più tecnico che trovate al link in questo paragrafo.

Quello che è interessante sottolineare però è che questo sistema di conservazione dei documenti è totalmente sicuro, qualora sia fatto a regola d’arte si intende, e permette di conservare indefinitamente una gran quantità di file, praticamente per sempre. Nel prossimo futuro potremmo non vedere più atti notarili, testamenti o contratti d’acquisto cartacei.

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