Allestire una location per un evento richiede una pianificazione accurata e un budget adeguato. Il costo totale che si andrà a sostenere dipende da molteplici fattori che vanno dalla grandezza dell’evento, alla tipologia degli allestimenti, considerando anche ovviamente la durata dell’evento stesso.
Organizzazione di eventi: un compito che richiede una grande professionalità
Prima di analizzare i costi degli allestimenti, è importante sottolineare che l’organizzazione di un evento richiede la collaborazione di diverse figure professionali, tra cui progettisti, tecnici audio e luci, catering, security, fotografi e altri ancora.
La selezione di personale esperto e affidabile garantisce la riuscita dell’evento, ma impatta inevitabilmente sul costo complessivo.
Tuttavia, affidarsi a seri professionisti dei vari settori può essere un’ottima scelta per evitare imprevisti e per ottenere un risultato di qualità.
Le scenografie e gli arredi
Gli allestimenti scenografici per eventi rappresentano uno dei fattori più importanti che influenzano tanto il costo, quanto la buona riuscita complessiva.
Gli allestimenti includono tutto ciò che riguarda la scenografia, dalla disposizione degli arredi alla scelta delle luci, dei suoni e dei colori.
Il costo degli allestimenti dipende principalmente dal tipo di evento, dalla grandezza della location e dalla creatività richiesta per realizzare il tutto.
Ad esempio, se si tratta di un evento aziendale, gli allestimenti possono essere più semplici e sobri, mentre per un matrimonio o un concerto è necessario creare un ambiente dall’aspetto più elaborato e che rappresenti il tema della manifestazione.
In generale, gli allestimenti rappresentano una parte importante del budget disponibile e spesso si consiglia di dedicare circa il 20-30% dei fondi totali a questa voce di spesa.
I costi del personale
Un altro fattore che contribuisce significativamente al costo di un evento sono le spese per il personale. Questo include tra gli altri, artisti, tecnici, hostess, addetti al catering e alla sicurezza.
Gli artisti sono spesso la parte centrale di molti eventi e possono assorbire una fetta significativa del budget totale. Il costo degli artisti dipenderà dalla loro fama e dal tipo di performance.
Professionisti affermati richiameranno un pubblico maggiore, ma richiederanno ovviamente tariffe più elevate rispetto a nomi emergenti.
Anche i tecnici costituiscono una parte fondamentale dell’allestimento di un evento, in particolare se si tratta di situazioni complesse come concerti o spettacoli teatrali. I tecnici gestiscono gli impianti audio e video, l’illuminazione e gli effetti speciali e possono anche essere responsabili dell’installazione e della rimozione delle scenografie.
Il costo dei servizi di queste maestranze può variare a seconda della loro esperienza e delle competenze necessarie per il lavoro richiesto.
Le hostess sono spesso impiegate negli eventi per accogliere e assistere gli ospiti, gestire il guardaroba, distribuire materiale pubblicitario e offrire supporto generale.
Il catering è un altro fattore importante da considerare e che spesso può assorbire una parte significativa del budget.
Il costo del catering dipende dal tipo di cibo e bevande richiesti, dalla quantità di ospiti e dalla complessità dell’allestimento. Alcune aziende di catering possono anche offrire servizi come la gestione del bar e la pulizia dopo l’evento, che aumentano ulteriormente il costo totale.
Infine, la sicurezza è un altro aspetto importante dell’organizzazione di un evento. Questo capitolo di spesa include la gestione del controllo degli accessi, la prevenzione dei furti, la gestione delle emergenze e l’assistenza ai visitatori che necessitano aiuto.
Anche il costo della sicurezza varierà in base alle esigenze dell’evento e alla complessità del lavoro richiesto.
In generale, il personale rappresenta una parte significativa del budget , ma è anche l’aspetto cruciale per garantire che tutto si svolga senza intoppi e che l’evento sia un successo.
Per questo è fondamentale una buona pianificazione, per valutare attentamente le criticità in gioco e determinare la quantità e il tipo di personale necessario per soddisfare tali esigenze.